DVZ Datenverarbeitungszentrum
Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Lübecker Straße 283
19059 Schwerin

Neue Software vereinfacht die Prozesse für Bezüge in MV

Abrechnung 2.0

Das Landesamt für Finanzen MV (LAF) bewältigt ein immenses Aufkommen an Geschäftsvorfällen der Personalabrechnung sowie der Haushalts- und Kassenführung für die Landesverwaltung und ihre Bediensteten. Bei der Bearbeitung werden die LAF-Beschäftigten seit über 30 Jahren durch IT-Fachverfahren unterstützt. Doch die Bestandsverfahren wie FABEA und BEATA befinden sich an ihrem Betriebsende. Unter dem Titel LEBE.digital treibt das LAF zusammen mit dem DVZ ein großes IT-Programm voran, um leicht bedienbare Anwendungen auf dem neuesten Stand der Technik einzuführen. Wir trafen uns zum Gespräch mit Prof. Dr. Rosenthal, dem Leiter der IT-Abteilung im LAF.

Porträt Prof. Dr. Paul Rosenthal, Leiter IT-Abteilung im LAF

Im Interview mit Prof. Dr. Rosenthal

DVZ.info: Was umfasst das Programm LEBE.digital?

Prof. Dr. Paul Rosenthal: Das Programm beinhaltet die Erneuerung der gesamten IT zum Thema Bezüge im Land MV – sei es das monatliche Gehalt, die Beihilfe bei Krankheitsfällen oder die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Unsere derzeitigen IT-Fachverfahren sind an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit gekommen. Das DVZ als Betreiber hat uns signalisiert, dass hier dringender Handlungsbedarf besteht und wir die Altsysteme durch neue Software ablösen müssen. Ein einfacher Austausch reicht daher nicht aus, sondern wir müssen die Verfahren sowohl technisch als auch prozessual komplett neu aufsetzen, um einen signifikanten Sprung in der Digitalisierung zu machen.

Welche Ziele stehen dabei im Fokus?

P. Rosenthal: Wir wollen unsere Geschäftsprozesse deutlich effizienter gestalten – gerade wegen des Fachkräftemangels und der generell steigenden Antragszahlen. Einfach gelagerte Fälle sollen möglichst automatisiert bearbeitet werden, damit sich unsere Sachbearbeitenden auf komplexe Sachverhalte konzentrieren können. Wir
wollen die neuesten technischen Möglichkeiten nutzen und die Fachprozesse von Grund auf neu denken. So haben wir im Bereich LEBE.Beihilfe komplett auf der grünen Wiese angefangen und uns gefragt, wie Fachprozesse optimal gestaltet sein müssen.

Grafik Programm LEBE.digital mit den Einzelprojekten LEBE.Bezüge, LEBE.Beihilfe und LEBE.Dienstreise

Wie ist der aktuelle Status quo des Programms?

P. Rosenthal: Das Programm LEBE.digital besteht aus mehreren Projekten, die parallel laufen. Gestartet sind wir 2019 mit den kleineren Bereichen Beihilfe und Dienstreisen. Aktuell haben wir hier jeweils einen Hersteller gefunden, der eine Standardlösung implementiert. Ziel ist es, spätestens 2025 mit beiden Anwendungen online zu sein. Parallel gibt es das Projekt LEBE.Bezüge. Hier erheben wir gerade die Anforderungen und bereiten das Vergabeverfahren für 2024 vor. Den Softwarestart planen wir aktuell für 2028.

Welche Vorteile ergeben sich für die Landesbediensteten?

P. Rosenthal: Die Prozesse werden deutlich effizienter. Beispielsweise wird im Beihilfeverfahren die Zeit zwischen der Beantragung und der Auszahlung auf das Konto verkürzt. Außerdem erwarten die Antragsstellenden nutzerfreundliche, barrierearme Portale und eine App für die Beihilfe. Die Möglichkeit zur postalischen Beantragung bleibt bestehen. Dank einer Digitalisierungsstrecke werden die Anträge jedoch in eine einheitliche digitale Form überführt. Somit wird auch die Qualität der Antragsbearbeitung erhöht, denn derzeitige Medienbrüche können zu einer höheren Fehlerrate führen. Die Softwaretools werden auch für die Sachbearbeitenden einfacher zu bedienen sein, was die Arbeitsqualität steigert. Zusätzlich stellen wir uns in den Bereichen Informationssicherheit und Datenschutz noch besser auf.

Vor welchen Herausforderungen steht das Programm?

P. Rosenthal: Bei langlaufenden Projekten müssen wir stets prüfen, was State of the Art ist, gerade bei Themen wie Informationssicherheit oder Betriebsmodellen. Auch das Change Management ist erheblich − wir überbrücken immerhin ganze 30 Jahre. Das ist ein Riesensprung, als würde man von einem 90er-Dieselauto auf ein E-Auto mit Touchscreen wechseln. Daher brauchen alle Beteiligten eine gewisse Eingewöhnungszeit. Wichtig ist es, alle Stakeholder von Anfang an mitzunehmen und einzubinden.

Welche Rolle spielt das DVZ bei LEBE.digital?

P. Rosenthal: Die Rolle ist vielschichtig. So ist das DVZ für alle abzulösenden Verfahren unser Bestandsbetreiber sowie teils Softwareentwickler und damit für die Aufrechterhaltung der Alt-Systeme verantwortlich. Darüber hinaus begleitet uns das DVZ-Team bei den Vergabeverfahren und berät uns in Bezug auf die technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen oder bei der Entwicklung des Testvorgehens. Doch vor allem stimmen wir die Einführung und den Betrieb der zukünftigen Softwarelösungen mit unserem IT-Landesdienstleister ab. Hier setzen wir gemeinsam auf eine Containerumgebung.

DVZ.info 1/2021 Containter-Technologie Grafik

Welche Chancen bietet der Betrieb über die Container-Technologie?

P. Rosenthal: Mittlerweile haben wir eine ganz andere Schlagzahl an Softwareanpassungen – sei es aufgrund neuer gesetzlicher Anforderungen, Schnittstellenoptimierungen oder eigener Wünsche. Die höhere Release-Dichte müssen wir beim LAF und im DVZ aber auch technisch umsetzen können. Da bietet sich der Containerbetrieb enorm an, da damit Software-Releases deutlich flexibler, skalierbarer und schneller migrierbar sind. Dies bedeutet jedoch eine maßgebliche Änderung unseres herkömmlichen Betriebsmodells. Mit LEBE.Dienstreise sind wir eine der ersten Landesbehörden in MV, die ihre externe Software auf einer Containerumgebung beim DVZ betreiben wird. Daher wollen wir einen Standard für die gesamte Landesverwaltung schaffen und gemeinsam die zugehörigen Prozesse erarbeiten, die für eine große Bandbreite an Softwarelösungen gleich aufgesetzt werden können. Mit dem DVZ und seiner Innovationsbereitschaft meistern wir diese Herausforderung gemeinsam.

Vielen Dank für das Gespräch!