„Der Scanprozess, also die Digitalisierung aktenrelevanter Papierdokumente, ist ein sehr wichtiger, aber auch sehr schwieriger Baustein in der Umsetzung der elektronischen Aktenführung. Denn die rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen an das Scannen sind sehr komplex. Das erschwert die Anwendung im Alltag und erklärt die Berührungsangst der Anwenderinnen und Anwender in der öffentlichen Verwaltung“, erklärt Juliane Grzesko, federführende Lösungsdesignerin aus dem Bereich der DVZ-Geschäftsfeldentwicklung.
Deshalb prüft die Landesverwaltung M-V im Rahmen des Programms „E-Akte“ derzeit die mögliche Umsetzung eines zentralen Scanservice anhand bereits vorhandener Scanlösungen im Land. Ziel ist es, eine geeignete Scanlösung zu finden und in die Praxis zu überführen. Wie auch immer die Lösung ausfällt, es steht bereits fest: Die zukünftige Nutzung der Scanlösung ist kein Muss, sondern ein Angebot an die Behörden.
Welche Lösungen gibt es bereits?
Doch zunächst galt es, die genauen Kundenanforderungen sowie den IST-Stand von bereits eingesetzten Lösungen zu analysieren und zu dokumentieren. Dieser Herausforderung hat sich ein größerer, behördenübergreifender Kreis an Mitwirkenden aus der Landesregierung M-V gemeinsam mit dem DVZ gestellt.
Juliane Grzesko | Lösungsdesignerin DVZ-Geschäftsfeldentwicklung
„Hier haben die Ergebnisse einer landesweiten Umfrage innerhalb der Behörden gezeigt, dass aktuell vier unterschiedliche Scan-Varianten zum Einsatz kommen. Neben der DVZ-Lösung ZSCAN und dem Service DVZ.SCAN kommen außerdem behördenspezifische Lösungen zum Einsatz. Weiter ergab die Auswertung, dass es auch künftig sehr unterschiedliche Bedarfe und Anforderungen an eine zentrale Scan-Lösung gibt. Große Unterschiede lassen sich ebenso bezüglich des zu scannenden Schriftguts und ob ersetzend gescannt wird feststellen. Letzteres ist im Moment nur selten der Fall“, fasst Juliane Grzesko die umfangreichen Analyseergebnisse kurz zusammen.
Herausfordernd für die übergreifende Konzeption eines zentralen Scanservice sei die Vielzahl an Kurier- und Postwegen sowie das Vorhandensein von sowohl zentralen als auch dezentralen Posteingangsstellen. „Aber gut mehr als die Hälfte der Befragten befürworten eine zentrale Scanlösung, wenn die Mehrwerte überwiegen. Dazu gehört vor allem ein rechtssicherer, ersetzender Scanvorgang, damit Dokumente nicht mehr zwingend aufbewahrt werden müssen. Denn die Archive sind voll und die Möglichkeiten zum Ausbau begrenzt“, betont Juliane Grzesko.
„Ich freue mich, dass unser vorgeschlagenes Modell überzeugen konnte. Nach der finalen Freigabe und Zustimmung durch das Zentrale IT-Management starten wir jetzt mit der Detail-Konzeption“, berichtet Juliane Grzesko stolz. „Es bleibt also spannend.“ Deutlich wird: Ein zentraler Scanservice ist sinnvoll. Die Umsetzung ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung und bei der Umsetzung der sicheren E-Akte. Hier besitzt die Festlegung einer übergreifenden Scan-Strategie und eines definierten Ablaufprozesses einen hohen Stellenwert.
Aus der Praxis: Dem Papierchaos entfliehen
Seit einigen Jahren hat sich der zertifizierte Scan-Service DVZ.scan im Wirkbetrieb des Landesamtes für Kultur und Denkmalpflege Mecklenburg-Vorpommern bewährt. LAKD-Direktor Dr. Michael Bednorz ist überzeugt von der Effizienz und dem Nutzen der Lösung zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
Dr. Michael Bednorz | Direktor des Landesamtes für Kultur und Denkmalpflege M-V
„Eine grundlegende Voraussetzung war für mich, dass die Scan-Lösung einen vollständigen Ersatz des Papierdokuments durch ein digitales Dokument liefert, das revisionssicher ist und auch im digitalen Format archiviert wird. Nach den gesammelten Erfahrungen der letzten Jahre kann ich allen anderen Verwaltungen nur empfehlen, diesen Weg zu gehen. Aber man sollte für die Beratung, Umsetzung und weitere Begleitung einen spezialisierten Dienstleister an seiner Seite haben.“
Wir beraten Sie gerne!
Juliane Grzesko
Bereich Lösungsentwicklung
E-Mail: j.grzesko@dvz-mv.de
Telefon: 0385 4800-195
Ilona Bernholz
Bereich Lösungsentwicklung
E-Mail: i.bernholz@dvz-mv.de
Telefon: 0385 4800-637
