Damit zeichnet sich auch schon ab, vor welcher Heraus­forderung das E-Akte-Projektteam stand: „Wir mussten es zunächst schaffen, einen gemeinsamen Aktenplan zu erstellen, nach dessen Struktur gearbeitet werden kann. Das war gar nicht so einfach bei Bereichen, die bisher weitgehend unabhängig voneinander gearbeitet haben.“ „Jede Einführungsbehörde bringt eine Vielzahl solcher Sonderanforderungen mit“, verrät Olga Sänger, die als Spiegelprojektleiterin zur Einführung der E-Akte im LAiV für die DVZ M-V GmbH tätig ist. „Abgesehen davon ist für alle Einführungsprojekte ein zeitlicher Ablauf vorgesehen, an dem wir uns innerhalb des Projekts, aber auch auf Programmebene orientieren.“ So geht dem eigentlichen Einführungsprojekt eine intensive Phase des Erfassens von Anforderungen, technischen Voraussetzungen oder dem Beschreiben von Rollen, Rechten und mehr voraus. 

Das Programm selbst musste erst einmal organisatorisch aufgestellt und die übergreifende Zusammenarbeit zwischen dem Land, den Behörden und dem DVZ definiert werden. Parallel entstanden bereits erste übergreifende Konzepte. Beispielsweise wurde schon frühestmöglich damit begonnen, sich zu überlegen, wie die fast 15.000 Landesbeamtinnen und Landesbeamten, die künftig mit der E-Akte arbeiten sollen, geschult werden. „Bei der Komplexität ist es wichtig, agil zu arbeiten und sich nicht an Einzelproblemen festzuklammern. Hier ist immer wieder Kreativität, Kompromissbereitschaft und die Fähigkeit zu priorisieren gefragt“, betont Dirk Herrmann. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Ausgabe wird das LAiV den letzten großen Meilenstein vor dem Rollout, den Reifegrad 3, erreicht und die zweite Projektphase zur organisatorischen und technischen Vorbereitung abgeschlossen haben. Damit zählt das Landesamt zu den am weitesten fortgeschrittenen Einführungsbehörden.
 

Dass Konzept und Methodik funktionieren, zeigt der Projektfortschritt im LAiV mehr als deutlich. Aber mehr noch: „Alle Bereiche des Hauses sind mit Aufgabenpaketen betraut und wirken aktiv an der Umsetzung mit. Das hat natürlich positive Auswirkungen auf die Akzeptanz“, resümiert Olga Sänger. „Wir hegen einen intensiven Austausch mit anderen Einführungsprojekten, teilen Wissen und unterstützen uns in der Lösungsfindung“, ergänzt Dirk Herrmann. „Wir erfahren zudem eine enorme Rückendeckung durch unsere Behördenleitung und die technische Leitung im LAiV. Beides ist maßgeblich für das Gelingen und den Zuspruch so weitreichender Veränderungen in der Behörde.“