Umfangreiche Prozessdokumentation
Die Prozessaufnahme in der Straßenbauverwaltung ist aufgrund der breit angelegten Arbeitsabläufe von einer hohen Komplexität geprägt. Was muss beim Bau einer Ortsdurchfahrt alles beachtet werden? Das fängt bei der Planung, Ausschreibung und Vergabe an und geht bis hin zu Bau und Freigabe für den Verkehr.
Silke Holzmüller-Laue, Senior Consultant für die Digitalisierungs- und Prozessberatung
Das GPO-Team und die DVZ-Expert*innen stemmten somit ein Großprojekt: Gemeinsam haben sie fast 900 solcher Prozesse und Teilprozesse identifiziert, dokumentiert, harmonisiert und optimiert. „In der intensivsten Phase haben wir etwa drei vierstündige Workshops pro Woche abgehalten, um die Prozesse aufzunehmen und mit den Beteiligten der einzelnen Standorte zu harmonisieren“, erzählt Silke Holzmüller-Laue. „Dabei haben wir alle Abläufe, die zu erstellenden Dokumente, eingesetzten IT-Systeme, mitwirkenden Stellen und Kommunikationswege abgebildet − und gleichzeitig geschaut, wo Optimierungsbedarfe bestehen. Solche Prozessdokumentationen sind ein Muss für jede Organisation, die nach Effizienz, Konsistenz und langfristigem Erfolg strebt.“ Das Team hat deshalb Modellierungskonventionen definiert, die durch eine homogene Darstellung aller relevanten Informationen die verschiedensten Analysen ermöglichen.
Die Arbeit hat sich gelohnt: Als Ergebnis ist eine umfangreiche, ebenenübergreifende Prozesslandkarte entstanden, die 30 Teil-Prozesslandkarten umfasst. Alle Prozesse sind darin mit Steckbriefen beschrieben und mit den Prozessmodellen, die die Abläufe im Detail zeigen, verknüpft. Die Prozesslandkarte gibt einen guten Überblick über alle Tätigkeiten und kann vom Management als Steuerungsinstrument eingesetzt werden.
Nächste Schritte
Aktuell kümmert sich das GPO-Team darum, die Prozesse weiter zu verschriftlichen und schaut, inwieweit die Prozesse digitalisiert werden können. Dafür stehen bereits einige Pilotprojekte in den Startlöchern, die das Team selbst aus der Prozessanalyse abgeleitet hat. „Wir erarbeiten auf Basis der optimierten Prozesse im Bereich Baudurchführung gerade ein digitales Bautagebuch, das anforderungsgerecht von den Kolleg*innen der Baudurchführung – sowohl intern als auch extern – bei der täglichen Arbeit eingesetzt werden kann und damit Zettel und Stift in dem Bereich ablösen soll“, sagt Ulrike Heinickel. „Wir sind optimistisch, dass wir hier kurzfristig mit digitalen Lösungen helfen können. Es wäre großartig, wenn wir über optimierte Prozesse den Mitarbeiter*innen die Arbeit erleichtern könnten!“ Falls das Team dabei Hilfe benötigt, stehen ihnen die Prozessmanagement-Expert*innen des DVZ über einen Coaching-Vertrag weiter zur Verfügung.
